Všeobecné obchodní podmínky

Tyto Všeobecné obchodní podmínky (dále jen „VOP“) upravují podmínky užívání webové aplikace „Vstupový systém“, provozované na doméně vstupovysystem.cz, kterou poskytuje společnost Rundoit s.r.o., IČO 24399329, DIČ CZ24399329, se sídlem U Cihelny 230/3, 748 01 Hlučín (dále jen „Poskytovatel“). VOP jsou závazné pro Klienta (podnikající fyzickou osobu nebo právnickou osobu, která uzavírá smlouvu s Poskytovatelem) a pro všechny uživatele, jimž Klient umožní přístup do aplikace (dále jen „Uživatel“). Kontaktní e-mail Poskytovatele pro veškerou komunikaci je: [email protected].

Aplikace je cloudový online nástroj (software jako služba) určený k evidenci klientů, správě permanentek a k dalším souvisejícím funkcím provozu Klienta. Rozsah poskytovaných funkcí i kapacitní limity se liší podle zvoleného tarifu.

Služba je určena výhradně osobám jednajícím v rámci svého podnikání (podnikatelům). Klient je povinen uvést při objednávce své identifikační číslo (IČO). Bez jeho uvedení nelze objednávku dokončit ani smlouvu uzavřít. Uzavřením smlouvy Klient prohlašuje, že jedná jako podnikatel a službu užívá v souvislosti se svou podnikatelskou činností. Služba není nabízena spotřebitelům a na smluvní vztah se neuplatní ustanovení o závazcích ze smluv uzavíraných se spotřebitelem, včetně práva na odstoupení od smlouvy uzavřené distančním způsobem. Poskytovatel je oprávněn si podnikatelský status ověřit a v případě důvodných pochybností odmítnout uzavření smlouvy nebo pozastavit poskytování služby do doby jeho doložení.

Objednávkou služby, uzavřením smluvního vztahu dle čl. 2 a případným potvrzením v aplikaci dle čl. 9 Klient potvrzuje, že se seznámil s těmito VOP a Zásadami zpracování osobních údajů. Potvrzení v aplikaci slouží jako prokazatelné stvrzení souhlasu, nikoli jako způsob vzniku smlouvy. Tyto VOP tvoří nedílnou součást smluvního vztahu mezi Poskytovatelem a Klientem. V případě rozporu mezi těmito VOP a individuální dohodou (včetně potvrzené objednávky či e-mailové dohody) má přednost tato dohoda.

Ceník služeb není přímou součástí těchto VOP. Klient se přesto zavazuje řídit jeho aktuálním zněním. Poskytovatel je oprávněn ceník jednostranně měnit postupem dle čl. 8.4, přičemž změna nemá vliv na již uhrazená období.

Tyto VOP jsou vyhotoveny v českém jazyce. Pro právní výklad je rozhodující české znění.

Pro účely těchto VOP se rozumí:

1. 1.7.1

   Projektem oddělený prostor Klienta v rámci aplikace, dostupný na vlastní adrese (subdoméně) v doméně Poskytovatele. Jednomu Projektu odpovídá jedno předplatné.

2. 1.7.2

   Tarifem zvolená úroveň služby, která určuje rozsah dostupných funkcí i kapacitní limity.

3. 1.7.3

   Zúčtovacím obdobím období, za které je předplatné hrazeno (měsíční nebo roční).

4. 1.7.4

   Vlastníkem projektu uživatel, který je v aplikaci označen jako vlastník projektu a je oprávněn jednat jménem Klienta ve smluvních, provozních a obchodních záležitostech souvisejících s užíváním aplikace.

5. 1.7.5

   Limitem kapacitní hranice daná tarifem podle čl. 5.

6. 1.7.6

   Navýšením limitu placená opakovaná položka, která příslušný limit zvyšuje.

7. 1.7.7

   Přesahem limitu stav, kdy skutečné využití překročí limit tarifu včetně zakoupených navýšení.

Smluvní vztah mezi Poskytovatelem a Klientem vzniká potvrzenou objednávkou a úhradou faktury. Faktura vystavená na základě objednávky je nabídkou Poskytovatele a jejím uhrazením Klient tuto nabídku přijímá. Smlouva je uzavřena dnem připsání platby na účet Poskytovatele. Takto uzavřená smlouva je smlouvou uzavřenou elektronickými prostředky ve smyslu § 562 odst. 2 občanského zákoníku.

Objednávku lze učinit:

1. 2.2.1

   vyplněním a dokončením online objednávky v objednávkovém formuláři Poskytovatele postupem dle čl. 2.3, nebo

2. 2.2.2

   potvrzením individuální objednávky nebo cenové nabídky Poskytovatele, včetně potvrzení e-mailem.

Postup online objednávky: Klient ve formuláři zvolí zúčtovací období a tarif, vyplní fakturační údaje včetně IČO, požadovanou adresu Projektu a údaje kontaktní osoby a potvrdí souhlas s těmito VOP a se Zásadami zpracování osobních údajů. Odeslání formuláře samo o sobě smlouvu neuzavírá. Na zadanou e-mailovou adresu je odeslán ověřovací odkaz. Jeho potvrzením je objednávka přijata ke zpracování a Poskytovatel vystaví fakturu. Neověří-li Klient e-mailovou adresu, objednávka se nezpracuje.

Objednávka a faktura vystavená na jejím základě obsahují odkaz na znění těchto VOP a Zásad zpracování osobních údajů. Pro smluvní vztah je rozhodné znění, jehož verze je zaznamenána u objednávky dle čl. 2.5, a to i tehdy, nabylo-li mezitím účinnosti znění novější. Není-li u objednávky verze zaznamenána, je rozhodné znění účinné ke dni uzavření smlouvy dle čl. 2.1.

U objednávky učiněné postupem dle čl. 2.3 zaznamenává Poskytovatel verzi VOP a verzi Zásad zpracování osobních údajů platnou v okamžiku odeslání objednávky, datum, čas a IP adresu. U objednávky učiněné postupem dle čl. 2.2.2 se souhlas zaznamenává až jeho potvrzením v aplikaci dle čl. 9. Oba záznamy slouží jako prokazatelné stvrzení souhlasu s uvedenými dokumenty.

Adresu Projektu (subdoménu) volí Klient v objednávce z rozsahu nabízeného Poskytovatelem. Některá jména jsou vyhrazena a nelze je použít. Poskytovatel je oprávněn odmítnout adresu obsazenou, vyhrazenou, zavádějící nebo zasahující do práv třetích osob. Zvolenou adresu Projektu zpravidla nelze po jeho zřízení změnit.

Poskytovatel není povinen objednávku přijmout ani na ni vystavit fakturu. Není-li vystavená faktura uhrazena do konce doby splatnosti, objednávka pozbývá platnosti. Poskytovatel je oprávněn ji zrušit a vystavený doklad stornovat. Tím se uvolní i adresa Projektu rezervovaná touto objednávkou. Klient tím neporušuje žádnou povinnost, neboť smlouva podle čl. 2.1 nevznikla.

Před objednávkou může proběhnout individuální dohoda (e-mail, telefon, online). Po vzniku smlouvy dle čl. 2.1 se tato dohoda stává součástí smluvního vztahu.

Klient prohlašuje, že objednává v rámci svého podnikání a má oprávnění smlouvu uzavřít. V případě, že se toto prohlášení ukáže jako nepravdivé, odpovídá Klient Poskytovateli za škodu tím vzniklou a Poskytovatel je oprávněn smlouvu bezodkladně vypovědět nebo od ní odstoupit.

Po připsání sjednané platby na účet Poskytovatele je Projekt zřízen a na e-mailovou adresu uvedenou v objednávce jsou odeslány přístupové údaje k účtu vlastníka projektu. Technická příprava prostředí může proběhnout i dříve, avšak bez přístupu uživatelů.

Dnem aktivace a začátkem zúčtovacího období je den připsání sjednané platby na účet Poskytovatele (den úhrady). Od tohoto dne běží sjednané zúčtovací období dle zvoleného tarifu (měsíční / roční), není-li v individuální dohodě uvedeno jinak. Vyžaduje-li se potvrzení VOP a Zásad zpracování osobních údajů v aplikaci dle čl. 9.1, je toto potvrzení podmínkou zpřístupnění aplikace uživatelům. Neposouvá však začátek ani běh zúčtovacího období.

Při zřízení Projektu je automaticky vytvořen uživatelský účet označený jako vlastník projektu s rolí administrátora a s plnou kontrolou nad daným Projektem. V rámci jednoho Projektu může být určeno více uživatelů s rolí vlastníka projektu, přičemž každý z nich je oprávněn jednat jménem Klienta ve všech smluvních, provozních a obchodních záležitostech souvisejících s užíváním aplikace, zejména potvrdit tyto VOP a Zásady zpracování osobních údajů, provést změnu tarifu, objednat navýšení limitů a ukončit automatické prodlužování předplatného. Vlastník projektu odpovídá za správu dalších uživatelských účtů.

Smlouva se uzavírá na dobu určitou odpovídající zúčtovacímu období a automaticky se prodlužuje postupem dle čl. 12.

Rozsah dostupných funkcí a kapacitní limity určuje výhradně zvolený tarif. Aktuální přehled tarifů, jejich obsahu a limitů je uveden v ceníku Poskytovatele a v aplikaci. Poskytovatel si vyhrazuje právo tento přehled aktualizovat.

Jednotlivé funkční moduly aplikace se neprodávají samostatně a Klient je nemůže samostatně aktivovat ani deaktivovat. Moduly jsou pevnou součástí tarifu. Požaduje-li Klient funkci, kterou jeho tarif neobsahuje, je řešením přechod na vyšší tarif postupem dle čl. 6.

Nad rámec tarifu je možné objednat:

1. 4.3.1

   navýšení kapacitních limitů, které je opakovanou položkou účtovanou v každém zúčtovacím období dle čl. 5,

2. 4.3.2

   jednorázové položky a zboží (například čipové nebo QR karty) a doplňkové služby (například zaškolení nebo import dat) podle aktuálního ceníku.

Některá plnění zahrnutá ve vyšších tarifech mají povahu doprovodné služby, nikoli funkce aplikace (například prioritní podpora s kratší dobou reakce nebo provoz klientské sekce na vlastní doméně Klienta). Jejich rozsah a podmínky jsou uvedeny v ceníku nebo v individuální dohodě.

Aplikace může Klientovi zpřístupnit programové rozhraní (API) a webový prvek pro ověření platnosti permanentky na webových stránkách Klienta. Klient je oprávněn je užívat výhradně pro vlastní provoz a v rozsahu odpovídajícím běžnému užívání služby. Poskytovatel je oprávněn stanovit technické limity využití rozhraní a rozhraní měnit.

Poskytovatel je oprávněn přiměřeně upravovat funkcionality a parametry služby (včetně obsahu tarifů) z technických, bezpečnostních či provozních důvodů. Změna nesmí podstatně zhoršit sjednaný rozsah plnění. O podstatných změnách bude Klient informován předem vhodným způsobem.

Každý tarif obsahuje kapacitní limity, zejména počet zaměstnaneckých uživatelských účtů, počet aktivních klientů vedených Klientem v evidenci, počet e-mailů rozeslaných v rámci hromadných kampaní za období a rozsah využití AI funkcí za období. Konkrétní hodnoty limitů jsou uvedeny v ceníku a v aplikaci.

Pro účely výpočtu limitů platí:

1. 5.2.1

   každý nearchivovaný (aktivní) záznam klienta se počítá jako jedna jednotka bez ohledu na to, zda a jak často je využíván. Archivovaný záznam klienta se do limitu nezapočítává,

2. 5.2.2

   do limitu e-mailů se započítávají výhradně e-maily rozesílané v rámci hromadných kampaní. Provozní a transakční e-maily (potvrzení, upozornění a obdobná sdělení) se do limitu nezapočítávají a nejsou množstevně omezeny.

Limity e-mailů hromadných kampaní a AI funkcí se obnovují vždy k měsíčnímu výročí dne aktivace, a to i u ročního zúčtovacího období. U ročního předplatného není příslušný příděl poskytován jednorázově za celý rok. Nevyčerpaná část přídělu se do dalšího období nepřevádí a bez náhrady propadá.

Navýšení limitu je opakovanou položkou. Účtuje se v každém zúčtovacím období, dokud nedojde k jeho zrušení. Je-li pořízeno v průběhu zúčtovacího období, účtuje se poměrná část ceny do konce tohoto období. Snížení nebo zrušení již zakoupeného navýšení není samoobslužné. Klient o ně žádá Poskytovatele a je účinné ke konci běžícího zúčtovacího období.

Při dosažení limitu platí:

1. 5.5.1

   založení dalšího zaměstnaneckého uživatelského účtu nad rámec limitu se odepře, a to do doby, než Klient limit navýší nebo počet účtů sníží,

2. 5.5.2

   odeslání hromadné kampaně nad rámec limitu a využití AI funkcí nad rámec limitu se odepře, a to do navýšení příslušného limitu nebo do začátku dalšího období,

3. 5.5.3

   evidence klientů Klienta se neblokuje. Zakládání dalších klientů zůstává funkční i po vyčerpání limitu a uplatní se čl. 5.6.

Účtování přesahu limitu klientů. Překročí-li počet aktivních klientů limit tarifu včetně zakoupených navýšení, Poskytovatel limit sám nenavyšuje a za Klienta nic neobjednává. Namísto toho se přesah vyúčtuje takto:

1. 5.6.1

   přesah se účtuje za každý započatý blok klientů nad limit. Velikost bloku i sazba za blok a měsíc jsou uvedeny v aktuálním ceníku,

2. 5.6.2

   rozhodným údajem je nejvyšší denní stav aktivních klientů zjištěný v daném kalendářním měsíci, nikoli stav ke dni vystavení dokladu,

3. 5.6.3

   přesah se účtuje měsíčně bez ohledu na to, zda je předplatné sjednáno jako měsíční, nebo roční,

4. 5.6.4

   doklad za přesah se vystavuje po skončení kalendářního měsíce, kterého se přesah týká,

5. 5.6.5

   účtování přesahu skončí bez dalšího úkonu, jakmile se Klient do limitu vejde, ať už přechodem na vyšší tarif, dokoupením navýšení limitu, nebo archivací klientů,

6. 5.6.6

   sazba za přesah je vyšší než cena odpovídajícího navýšení limitu. Přesah není náhradou za řádné navýšení kapacity.

Míru využití limitů Poskytovatel zobrazuje v aplikaci a upozorňuje na ni zpravidla při dosažení 80 % limitu. U limitu počtu aktivních klientů a u rozsahu AI funkcí zasílá Poskytovatel upozornění rovněž e-mailem vlastníkovi projektu. Neodeslání ani nedoručení takového upozornění nezbavuje Klienta povinnosti uhradit vyúčtovaný přesah.

Přechod na vyšší tarif provádí Klient sám v aplikaci. Oprávněn je jej provést uživatel s rolí vlastníka projektu. Změna je účinná okamžitě, běžící zúčtovací období se jí nemění ani neposouvá.

Při přechodu na vyšší tarif se doúčtuje rozdíl do konce běžícího zúčtovacího období. Poměrná cena nového tarifu se sníží o kredit odpovídající nevyčerpané části již uhrazeného původního tarifu. Klient je s částkou seznámen v aplikaci před potvrzením změny.

Přechod na nižší tarif je účinný až ke dni nejbližší obnovy předplatného. Za nevyčerpanou část dražšího tarifu se nevrací žádná částka ani nevzniká kredit. Klient jej dočerpá do konce uhrazeného období. O přechod na nižší tarif Klient žádá prostřednictvím aplikace nebo na kontaktní adrese Poskytovatele.

Změnu zúčtovacího období z měsíčního na roční a naopak provádí Poskytovatel na základě žádosti Klienta. Není-li dohodnuto jinak, uplatní se změna ke dni nejbližší obnovy předplatného.

Přechod na nižší tarif nelze provést, pokud by skutečné využití Klienta překročilo limity cílového tarifu. Klient se musí do limitů vejít, nebo si dokoupit odpovídající navýšení. Splnění této podmínky se ověřuje znovu k okamžiku, kdy má změna nabýt účinnosti. Není-li splněna, změna se neprovede a dosavadní tarif běží dál.

Na jednom Projektu může být evidována nejvýše jedna naplánovaná změna tarifu. Klient ji může do dne účinnosti zrušit. Okamžitý přechod na vyšší tarif ruší dosud naplánovaný přechod na nižší tarif.

V aplikaci lze samoobslužně provádět zejména tyto úkony:

1. 7.1.1

   přejít na vyšší tarif,

2. 7.1.2

   objednat navýšení kapacitních limitů,

3. 7.1.3

   požádat o přechod na nižší tarif a zrušit již naplánovanou změnu tarifu,

4. 7.1.4

   ukončit automatické prodlužování předplatného, případně je znovu zapnout,

5. 7.1.5

   spravovat uživatelské účty a jejich oprávnění v mezích limitu tarifu,

6. 7.1.6

   zobrazit vystavené doklady.

Úkony dle čl. 7.1.1 až 7.1.4 je oprávněn provést pouze uživatel s rolí vlastníka projektu. Ostatní úkony dle čl. 7.1 může provést každý uživatel, kterému Klient v aplikaci přidělil odpovídající oprávnění.

Úkony provedené v aplikaci jsou pro Klienta závazné a považují se za jednání Klienta. Klient odpovídá za to, že roli vlastníka projektu mají přiřazenu pouze osoby, které jsou oprávněny za Klienta jednat. To platí zejména pro ukončení automatického prodlužování předplatného, které má účinky výpovědi dle čl. 12.2.

Samoobslužně naopak nelze zejména přejít na nižší tarif, změnit zúčtovací období, snížit nebo zrušit dříve zakoupené navýšení limitu, zrušit jednotlivou placenou položku, změnit fakturační údaje, změnit adresu Projektu nebo Projekt zrušit či odstranit. Tyto úkony provádí Poskytovatel na základě žádosti Klienta zaslané z kontaktní e-mailové adresy Klienta nebo odeslané z aplikace.

Samoobslužná nabídka se nemusí uplatnit u Projektů provozovaných na základě individuální dohody nebo mimo aktuální ceník. Změny u takových Projektů řeší Poskytovatel individuálně.

Cena za užívání aplikace se skládá z ceny zvoleného tarifu za zúčtovací období a z ceny případných navýšení limitů, jednorázových položek a dalších individuálně sjednaných služeb.

Ceny jsou uváděny v korunách českých (CZK) a bez daně z přidané hodnoty, není-li výslovně uvedeno jinak. K ceně se připočte daň z přidané hodnoty v zákonné výši.

U ročního zúčtovacího období je cenové zvýhodnění zahrnuto přímo v ceně tarifu pro roční platbu. Nejde o slevu poskytovanou k měsíční ceně a s jinými slevami se nesčítá. Individuálně sjednaná sleva se uplatní pouze na opakované položky, nikoli na položky jednorázové.

Aktuální ceník je dostupný na webových stránkách Poskytovatele, v aplikaci nebo na vyžádání. Poskytovatel si vyhrazuje právo ceník kdykoli jednostranně upravit. Úprava ceníku není považována za změnu těchto Všeobecných obchodních podmínek a nevyžaduje výslovné potvrzení ze strany Klienta. O změně bude Klient informován vhodným způsobem (například e-mailem nebo při přihlášení do aplikace). Změna nabývá účinnosti dnem uvedeným v oznámení, nejdříve však po uplynutí 14 dnů od oznámení. Změna ceníku se nevztahuje na již sjednaná a uhrazená období. Na obnovu předplatného po účinnosti změny se však uplatní nový ceník. Nesouhlasí-li Klient se změnou, je oprávněn ukončit smlouvu ke konci běžícího zúčtovacího období bez sankce. Do té doby se uplatní původní ceny.

Fakturace probíhá elektronicky. Doklady se vystavují a zasílají na fakturační kontakt Klienta uvedený v objednávce, nikoli na jednotlivé uživatele Projektu. Faktury jsou splatné do 14 dnů od data vystavení, není-li dohodnuto jinak.

Úhrada probíhá bezhotovostním převodem podle vystavené faktury. Poskytovatel neuchovává platební údaje Klienta a neprovádí automatické strhávání plateb. Každou platbu iniciuje Klient.

Faktura na další zúčtovací období se vystavuje před koncem období běžícího, a to zpravidla 14 dnů předem u měsíčního a jeden měsíc předem u ročního zúčtovacího období.

Dokup navýšení kapacitních limitů v průběhu běžícího zúčtovacího období se účtuje poměrnou částkou ode dne pořízení do konce tohoto období. Nedosáhne-li účtovaná částka prahové hodnoty stanovené Poskytovatelem, samostatný doklad se nevystavuje a částka se připojí k nejbližší faktuře na další období. Výši prahové hodnoty Poskytovatel sdělí na vyžádání. Byla-li faktura na další období již vystavena, účtuje se dokup ihned bez ohledu na výši částky, a to včetně ceny za toto následující období.

Zakoupené navýšení limitu se zpřístupní po připsání úhrady. U částek, u nichž podle čl. 8.8 samostatný doklad nevzniká, se navýšení zpřístupní ihned. Přechod na vyšší tarif je účinný okamžitě podle čl. 6.1 a účtuje se vždy samostatným dokladem bez ohledu na výši částky.

Jednorázové položky a zboží se účtují plnou cenou podle ceníku, bez poměrného přepočtu a bez slev, a fakturují se ihned. Fyzické zboží se dodává po úhradě ve lhůtě sdělené Poskytovatelem. Jde o samostatné plnění, které nepodléhá zúčtovacímu období.

Prodlení s úhradou. Není-li předplatné na další zúčtovací období uhrazeno do konce období běžícího, postupuje se takto:

1. 8.11.1

   po dobu 7 dnů od konce zúčtovacího období zůstává aplikace přístupná (ochranná lhůta),

2. 8.11.2

   po marném uplynutí ochranné lhůty je přístup do aplikace zablokován,

3. 8.11.3

   trvá-li prodlení déle než 14 dnů od konce zúčtovacího období, je poskytování služby pozastaveno,

4. 8.11.4

   připsáním dlužné platby se přístup obnoví a Projektu začíná běžet nové zúčtovací období ode dne úhrady,

5. 8.11.5

   omezením ani pozastavením služby nezaniká nárok Poskytovatele na úhradu za sjednané období. Za prodlení může být Klientovi účtován zákonný úrok z prodlení a náklady účelně vynaložené na vymáhání dlužné částky,

6. 8.11.6

   po dobu omezení nebo pozastavení služby zůstávají data Klienta uchována. K jejich odstranění může dojít až po ukončení smlouvy postupem dle čl. 15.7.

Souhlas s aktuálním zněním těchto VOP a Zásad zpracování osobních údajů vyjadřuje Klient při objednávce. Není-li souhlas zaznamenán u objednávky dle čl. 2.5, potvrdí jej alespoň jeden uživatel s rolí vlastníka projektu při prvním přístupu do aplikace.

Poskytovatel vede záznam o datu, čase, uživateli, verzi dokumentu a IP adrese, ze které byl souhlas v aplikaci vyjádřen.

Vyžaduje-li se potvrzení souhlasu dle čl. 9.1 nebo čl. 9.4, je do jeho provedení přístup uživatelů s rolí vlastníka projektu omezen na stránku pro potvrzení těchto dokumentů. Ostatním uživatelům Projektu se zobrazí pouze informační hláška o nutnosti potvrzení podmínek vlastníkem projektu. Tito uživatelé nejsou oprávněni činit právně závazná prohlášení jménem Klienta.

V případě změny VOP nebo Zásad zpracování osobních údajů bude při dalším přihlášení alespoň jeden z vlastníků projektu vyzván k potvrzení nového znění, a to postupem dle čl. 9.3. Ostatní uživatelé projektu mají nadále přístup k aplikaci.

Aktuální i dřívější znění těchto podmínek a Zásad zpracování osobních údajů je dostupné v uživatelském rozhraní aplikace, na veřejné adrese Poskytovatele nebo na vyžádání. Verze rozhodná pro daný obchodní případ se určí dle čl. 2.4.

Vyžaduje-li se potvrzení dle čl. 9.1 a Klient je po provedení úhrady neprovede, nebude aplikace uživatelům zpřístupněna. Klient může do 30 dnů od úhrady požádat o vrácení platby. Pokud již proběhla technická příprava prostředí, může být vrácená částka přiměřeně snížena o prokazatelné náklady na tuto přípravu. Po uplynutí 30 dnů od úhrady právo na vrácení zaniká.

Klient odpovídá za správu uživatelských účtů v rámci svého Projektu, včetně určení oprávněných uživatelů, jejich přístupových práv a zajištění bezpečnosti přihlašovacích údajů.

Klient se zavazuje zajistit, aby všichni uživatelé, kterým umožní přístup do aplikace, dodržovali tyto VOP a jednali v souladu s platnými právními předpisy.

Klient se zavazuje, že nebude:

1. 10.3.1

   pokoušet se narušit bezpečnost, stabilitu nebo integritu systému,

2. 10.3.2

   provádět činnosti v rozporu s licenčními ujednáními dle čl. 17 (včetně reverzního inženýrství, dekompilace apod.),

3. 10.3.3

   používat aplikaci k činnostem porušujícím právní předpisy, včetně (ale nikoli výlučně) uchovávání nebo zpracování nelegálního obsahu,

4. 10.3.4

   automaticky nebo nadměrně zatěžovat systém bez předchozího souhlasu Poskytovatele,

5. 10.3.5

   předávat do služby ani v ní uchovávat zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu čl. 9 GDPR (například údaje o zdravotním stavu), čísla platebních karet či jiné vysoce citlivé informace, nejsou-li strany výslovně dohodnuty jinak,

6. 10.3.6

   obcházet kapacitní limity nebo účtování přesahu, zejména účelovým odstraňováním, archivací a opětovným obnovováním záznamů, sdílením jednoho Projektu více nezávislými provozovnami nebo sdílením jednoho uživatelského účtu více osobami.

Rozesílá-li Klient prostřednictvím aplikace hromadná obchodní sdělení, odpovídá za to, že má pro jejich rozesílání právní důvod podle právních předpisů, zejména podle zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, a že kontakty adresátů získal v souladu s právními předpisy. Klient odpovídá za obsah rozesílaných sdělení.

Poskytovatel je oprávněn rozesílku hromadných e-mailů Klienta automaticky pozastavit, překročí-li podíl stížností adresátů na nevyžádaná sdělení mez obvyklou pro doručovací službu, nebo ohrožuje-li rozesílka doručitelnost e-mailů ostatních klientů Poskytovatele. O pozastavení Poskytovatel Klienta informuje. Obnovení rozesílky je možné po nápravě zjištěného stavu.

Klient odpovídá za škody nebo nároky třetích osob v rozsahu, v jakém byly způsobeny porušením těchto VOP nebo právních předpisů ze strany Klienta či osob, jimž umožnil přístup.

V případě závažného porušení této části má Poskytovatel právo omezit nebo ukončit přístup k aplikaci bez náhrady a bez předchozího upozornění a požadovat náhradu vzniklé škody.

Poskytovatel je dále oprávněn dočasně pozastavit poskytování služby v nezbytném rozsahu, je-li to nutné k zamezení hrozící škody, k zajištění souladu s právními předpisy nebo k ochraně bezpečnosti a integrity služby. O pozastavení a jeho důvodech Poskytovatel Klienta informuje bez zbytečného odkladu.

Některé tarify zahrnují funkce využívající umělou inteligenci (dále jen „AI“). AI slouží zejména k návrhu a generování textů, které Klient dále používá, například obsahu e-mailových sdělení, k asistenčním funkcím nad daty Projektu a k automaticky sestavovaným provozním přehledům. AI je pomocný nástroj a konečnou podobu, kontrolu i použití výstupu zajišťuje Klient.

Pro AI funkce Poskytovatel využívá služby třetích stran, tedy externí poskytovatele jazykových modelů. Tomuto poskytovateli jsou za účelem zpracování předány vstupy, které Klient do AI funkce zadá, jakož i údaje z Projektu, které jsou pro splnění zadání nebo pro sestavení požadovaného přehledu nezbytné. Tito poskytovatelé vystupují jako další zpracovatelé ve smyslu čl. 15 těchto VOP. Zpracování může probíhat i mimo území Evropské unie a Evropského hospodářského prostoru, přičemž Poskytovatel zajistí odpovídající záruky podle GDPR, zejména standardní smluvní doložky. Poskytovatel využívá externí poskytovatele AI v režimu, ve kterém vstupy Klienta nejsou využívány k trénování jejich modelů, a to v rozsahu odpovídajícím podmínkám daného poskytovatele AI.

Nad rámec čl. 10.3.5 platí, že Klient nesmí do AI funkcí zadávat zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu čl. 9 GDPR, čísla platebních karet ani jiné vysoce citlivé informace, není-li výslovně dohodnuto jinak. Za obsah zadaný do AI funkcí a za existenci právního důvodu jeho zpracování odpovídá Klient.

Výstup AI je strojově generovaný a může být nepřesný, neúplný nebo zavádějící. Poskytovatel neručí za správnost, vhodnost ani úplnost výstupu AI. Klient je povinen výstup AI před použitím zkontrolovat. Za obsah, který na základě výstupu AI dále použije nebo rozešle svým zákazníkům, odpovídá Klient.

AI funkce jsou měřeným a množstevně omezeným zdrojem. Rozsah využití AI za období je dán tarifem a lze jej navýšit podle aktuálního ceníku. Po vyčerpání sjednaného rozsahu jsou AI funkce nedostupné do začátku dalšího období nebo do dokoupení navýšení. Přesah se u AI funkcí neúčtuje. Nevyčerpaný rozsah se do dalšího období nepřevádí dle čl. 5.3.

Poskytovatel je oprávněn AI funkce z technických, provozních nebo bezpečnostních důvodů přiměřeně měnit nebo dočasně omezit.

Smlouva o užívání aplikace je uzavírána na dobu určitou odpovídající zúčtovacímu období dle zvolené frekvence (měsíční / roční). Po uplynutí tohoto období se smlouva automaticky prodlužuje o stejné období, pokud Klient do konce aktuálního období neoznámí, že o prodloužení nemá zájem.

Klient může ukončit smlouvu vypnutím automatického prodlužování v uživatelském rozhraní aplikace, které provede uživatel s rolí vlastníka projektu, nebo jiným prokazatelným způsobem, například e-mailem zaslaným na kontaktní adresu Poskytovatele. V obou případech má oznámení účinky výpovědi ke konci aktuálně běžícího zúčtovacího období. Do té doby zůstává služba aktivní a účtovaná. Po uplynutí období se smlouva automaticky ukončí a další fakturace již neproběhne.

Faktura na následující zúčtovací období se vystavuje s předstihem dle čl. 8.7. Vypne-li Klient automatické prodlužování až poté, co byla tato faktura vystavena, oznámí to Poskytovateli na jeho kontaktní adrese. Dosud neuhrazenou fakturu Poskytovatel v takovém případě stornuje. Byla-li faktura již uhrazena, běží předplatné do konce takto uhrazeného období a smlouva se ukončí až k jeho konci.

Klient může kdykoli během trvání smlouvy znovu aktivovat automatické prodlužování prostřednictvím uživatelského rozhraní. Aktivací se smlouva obnovuje za stejných podmínek pro další zúčtovací období.

Zrušení jednotlivé placené položky (zejména navýšení limitu) provádí Poskytovatel na žádost Klienta s účinností ke konci běžícího zúčtovacího období. Do té doby zůstává položka funkční a již vzniklý poměrný doplatek za ni se neruší. Ve výjimečných případech, zejména při nápravě zjevné chyby, může být položka zrušena okamžitě. V takovém případě nevzniká nárok na vrácení uhrazené ceny ani její části.

Poskytovatel má právo smlouvu okamžitě ukončit, pokud Klient:

1. 12.6.1

   závažně poruší tyto VOP,

2. 12.6.2

   opakovaně neuhradí sjednané platby ani po výzvě,

3. 12.6.3

   zneužívá aplikaci k nezákonným nebo škodlivým účelům.

Ukončením smlouvy nezaniká nárok Poskytovatele na úhradu plateb splatných do dne ukončení. Klient bere na vědomí, že ukončení smlouvy ani omezení rozsahu služby v průběhu zúčtovacího období nezakládá nárok na vrácení již uhrazené ceny ani její části (zejména u roční platby), a to bez ohledu na rozsah skutečného využívání služby během daného období.

Storno objednávky a vrácení plateb:

1. 12.8.1

   dosud neuhrazenou objednávku lze na žádost Klienta nebo z rozhodnutí Poskytovatele stornovat. Vystavený doklad se zruší,

2. 12.8.2

   u již uhrazené objednávky se vrácení provádí vystavením dobropisu k původní faktuře,

3. 12.8.3

   vrací se vždy celá objednávka. Částečné vrácení jednotlivých položek jedné objednávky Poskytovatel neprovádí,

4. 12.8.4

   vrácením objednávky, kterou bylo rozšířeno již běžící předplatné, se deaktivují pouze položky pořízené touto objednávkou a odpovídajícím způsobem se sníží kapacitní limity. Ostatní části Projektu zůstávají v provozu.

Dojde-li k omezení nebo ukončení služby omylem na straně Poskytovatele, náleží Klientovi poměrné vrácení zaplacené ceny za dobu, po kterou nemohl službu z tohoto důvodu užívat.

Po ukončení smlouvy bude Klientovi na vyžádání umožněno vydání dat postupem dle čl. 15.6.

Služba je poskytována v podobě, v jaké je v daném okamžiku dostupná. Poskytovatel neposkytuje žádné záruky, že splní specifické požadavky Klienta nebo že bude bezchybně fungovat ve všech kombinacích prostředí. Tím nejsou dotčena zákonná práva Klienta ani odpovědnost Poskytovatele dle těchto VOP.

Poskytovatel neodpovídá za nepřímé škody, ušlý zisk ani ztrátu dat způsobenou užíváním nebo dočasnou nedostupností aplikace.

Poskytovatel dále neodpovídá za škody vzniklé v důsledku neautorizovaného přístupu do aplikace, pokud tento přístup nastal v důsledku nedostatečného zabezpečení přístupových údajů ze strany Klienta.

Poskytovatel neodpovídá za obsah, který Klient do aplikace vloží, ani za způsob, jakým Klient aplikaci využívá při své podnikatelské činnosti, zejména za plnění povinností Klienta vůči jeho vlastním zákazníkům.

Celková odpovědnost Poskytovatele za veškeré škody vzniklé Klientovi v souvislosti s užíváním aplikace je omezena na částku odpovídající ceně služby zaplacené Klientem za poslední 3 měsíce před vznikem škody.

Ustanovení tohoto článku se neuplatní v případě úmyslného porušení povinností nebo hrubé nedbalosti ze strany Poskytovatele.

Smluvní strany se zavazují zachovávat mlčenlivost o všech informacích, které si vzájemně zpřístupní v souvislosti s poskytováním služby a které nejsou veřejně známé.

Poskytovatel zajistí, aby povinnost mlčenlivosti dodržovali i jeho zaměstnanci a subdodavatelé v rozsahu přiměřeném jejich účasti na poskytování služby.

Povinnost mlčenlivosti trvá po dobu trvání smlouvy i po jejím ukončení.

Poskytovatel zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalšími příslušnými právními předpisy. Poskytovatel vystupuje jako správce osobních údajů v rozsahu kontaktních a identifikačních údajů Klienta a uživatelů s přístupem do aplikace.

Klient bere na vědomí, že v rámci používání aplikace zpracovává osobní údaje svých zákazníků (například jméno, e-mail, telefon), a činí tak v postavení správce osobních údajů. Poskytovatel v takovém případě působí jako zpracovatel dle čl. 28 GDPR a zpracovává tyto údaje pouze na základě dokumentovaných pokynů Klienta.

Práva a povinnosti vyplývající ze zpracovatelského vztahu jsou vymezeny těmito VOP a Zásadami zpracování osobních údajů. Klient má možnost na vyžádání uzavřít samostatnou smlouvu o zpracování osobních údajů (DPA).

Data jsou uložena v zabezpečené cloudové infrastruktuře v rámci území Evropské unie. Poskytovatel používá technická a organizační opatření k zajištění důvěrnosti, integrity a dostupnosti údajů, včetně šifrování přenosu a omezení přístupových práv.

Poskytovatel je oprávněn zapojit do zpracování osobních údajů další zpracovatele nezbytné pro provoz služby, zejména poskytovatele cloudové infrastruktury, poskytovatele služby pro doručování e-mailů, poskytovatele fakturační a účetní služby a poskytovatele jazykových modelů pro AI funkce dle čl. 11. Aktuální seznam kategorií dalších zpracovatelů poskytne Poskytovatel Klientovi na vyžádání. Poskytovatel odpovídá za to, že tito zpracovatelé budou vázáni smluvními povinnostmi poskytujícími alespoň srovnatelnou úroveň ochrany osobních údajů. Pokud by mělo dojít k předání osobních údajů mimo EU/EHP, zajistí Poskytovatel odpovídající záruky dle GDPR, zejména standardní smluvní doložky.

Klient je oprávněn kdykoli v průběhu trvání smlouvy i po jejím ukončení požádat o vydání dat, která do systému vložil, zejména seznamu zákazníků, kontaktních údajů, údajů o permanentkách a souvisejících metadat. Poskytovatel data poskytne ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu (například CSV) bez zbytečného odkladu. Aplikace dále umožňuje vyexportovat údaje jednotlivého zákazníka Klienta přímo v uživatelském rozhraní. Vydání dat celého Projektu se poskytuje výhradně uživateli s rolí vlastníka projektu nebo jinému oprávněnému zástupci Klienta.

Po ukončení smluvního vztahu uchovává Poskytovatel data Klienta nejméně po dobu 30 dnů, aby bylo možné je vydat postupem dle čl. 15.6. Po uplynutí této lhůty je Poskytovatel oprávněn data nevratně odstranit nebo anonymizovat, pokud právní předpisy nestanoví jinak. Požádá-li Klient o výmaz dat dříve, Poskytovatel jeho pokynu vyhoví bez zbytečného odkladu.

Klient je povinen zpracovávat osobní údaje svých zákazníků v souladu s právními předpisy a zajistit, že má oprávněný právní důvod pro jejich zpracování (například smlouva, souhlas, oprávněný zájem). Aplikace poskytuje Klientovi nástroje pro plnění jeho informačních povinností a povinností vůči subjektům údajů, zejména informační dokument pro subjekty údajů, export údajů jednotlivého zákazníka a jeho anonymizaci. Za jejich použití a za obsah sdělovaných informací odpovídá Klient.

Poskytovatel bez souhlasu Klienta nezpřístupní osobní údaje třetím osobám, vyjma dalších zpracovatelů dle těchto VOP nebo případů, kdy takovou povinnost ukládá právní předpis nebo orgán veřejné moci.

V případě porušení zabezpečení osobních údajů, které může vést k riziku pro práva a svobody fyzických osob, upozorní Poskytovatel bez zbytečného odkladu Klienta a poskytne mu součinnost potřebnou k plnění jeho zákonných povinností.

Klient potvrzuje, že se seznámil se Zásadami zpracování osobních údajů Poskytovatele, které jsou dostupné v aplikaci nebo na vyžádání.

Poskytovatel uchovává archiv verzí VOP a Zásad zpracování osobních údajů.

Poskytovatel usiluje o to, aby byla aplikace dostupná v rozsahu alespoň 99 % počítaných na bázi kalendářního roku, s výjimkou plánovaných odstávek a okolností vylučujících odpovědnost. Do výpočtu dostupnosti se nezapočítávají plánované odstávky oznámené předem a výpadky způsobené okolnostmi mimo přiměřenou kontrolu Poskytovatele (vyšší moc, výpadky třetích stran apod.).

Plánované odstávky za účelem údržby nebo aktualizace systému budou Klientovi oznámeny předem vhodným způsobem (například prostřednictvím uživatelského rozhraní aplikace nebo e-mailem).

Krátkodobé omezení dostupnosti aplikace z důvodu údržby nebo aktualizace systému se nepovažuje za porušení povinností Poskytovatele.

Podpora je poskytována elektronicky na kontaktní e-mailové adrese Poskytovatele. Vybrané tarify mohou zahrnovat prioritní podporu s kratší dobou reakce. Rozsah a podmínky jsou uvedeny v aktuálním ceníku.

Poskytovatel uděluje Klientovi nevýhradní, nepřenosné a časově omezené oprávnění (licenci) k užívání aplikace po dobu trvání smluvního vztahu, a to výhradně pro účely související s podnikatelskou činností Klienta.

Licence je poskytnuta pro provoz Klienta v rozsahu jednoho Projektu. Zpřístupnění aplikace jiné podnikající osobě, přeprodej služby nebo její poskytování třetím osobám jako vlastní služby není bez předchozí písemné dohody s Poskytovatelem dovoleno.

Klient není oprávněn aplikaci nebo její části kopírovat, upravovat, zpřístupňovat třetím osobám, zpětně analyzovat (reverse engineering), dekompilovat, ani jinak zasahovat do jejího technického nebo programového řešení.

Veškerá autorská práva a práva k softwaru aplikace náleží Poskytovateli. Tato práva nejsou uzavřením smlouvy nijak převáděna. Data, která Klient do aplikace vložil, zůstávají jeho.

Klient souhlasí s uvedením svého obchodního jména a loga mezi reference Poskytovatele (web, prezentace), ledaže tento souhlas Klient kdykoli písemně odvolá.

Nesouhlasí-li Klient se změnou těchto VOP, je oprávněn smlouvu do dne účinnosti změny bez sankce ukončit. Do té doby se na něj použije dosavadní znění.

Nové znění VOP nabývá účinnosti dnem uvedeným v oznámení o změně, nejdříve však po uplynutí 14 dnů od oznámení. Potvrzení nového znění alespoň jedním vlastníkem projektu je podmínkou plného přístupu vlastníků do aplikace. Do potvrzení je jejich přístup omezen na stránku pro potvrzení. Ostatní uživatelé mají do účinnosti změny plný přístup.

Tyto VOP a veškeré smluvní vztahy se řídí právním řádem České republiky. Případné spory budou řešeny před místně příslušným soudem podle sídla Poskytovatele.

Pokud by některé ustanovení těchto VOP bylo nebo se stalo neplatným, neúčinným nebo nevynutitelným, zůstávají ostatní ustanovení nadále v platnosti. Strany se zavazují nahradit takové ustanovení ustanovením novým, které co nejvíce odpovídá účelu původního.

Veškerá smluvní komunikace mezi Poskytovatelem a Klientem probíhá elektronicky, zejména prostřednictvím e-mailových adres uvedených při objednávce nebo následně oznámených. Zprávy se považují za doručené okamžikem jejich doručení do sféry dispozice adresáta (přijetím poštovním serverem adresáta). Pro tento účel se používá zejména e-mailová adresa Poskytovatele: [email protected]. Klient je povinen udržovat své kontaktní a fakturační údaje aktuální.

Žádná ze stran neodpovídá za prodlení či nesplnění povinností způsobené okolnostmi vyšší moci, které nastaly nezávisle na vůli strany a nebylo možné je rozumně předvídat ani odvrátit (zejména živelné události, výpadky rozsáhlých poskytovatelů konektivity, zásahy orgánů veřejné moci). Povinnosti jsou po dobu trvání vyšší moci pozastaveny.

Poskytovatel je oprávněn postoupit práva a povinnosti ze smlouvy na osobu ze své podnikatelské skupiny nebo na právního nástupce v souvislosti s převodem činnosti či podnikové transformace. O takovém postoupení Poskytovatel Klienta informuje.

Tyto podmínky nabývají účinnosti dne 14. 9. 2026.