Zásady zpracování osobních údajů

Tyto Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“) popisují, jak společnost Rundoit s.r.o., IČO 24399329, DIČ CZ24399329, se sídlem U Cihelny 230/3, 748 01 Hlučín (dále jen „Poskytovatel“), nakládá s osobními údaji v souvislosti s provozem webové aplikace „Vstupový systém“ na doméně vstupovysystem.cz.

Kontaktní e-mail Poskytovatele pro veškeré záležitosti týkající se osobních údajů je: [email protected]. Poskytovatel nemá jmenovaného pověřence pro ochranu osobních údajů, kontaktním místem je uvedená e-mailová adresa.

Tyto Zásady tvoří nedílnou součást smluvního vztahu mezi Poskytovatelem a Klientem a doplňují Všeobecné obchodní podmínky (dále jen „VOP“). Pojmy Klient, Uživatel, Projekt a Vlastník projektu mají význam vymezený ve VOP.

Tyto Zásady upravují vztah mezi Poskytovatelem a Klientem, který je podnikatelem. Informace o zpracování osobních údajů poskytuje svým zákazníkům Klient sám, a to postupem dle čl. 5.

Tyto Zásady jsou vyhotoveny v českém jazyce. Pro právní výklad je rozhodující české znění.

Poskytovatel vystupuje ve dvou odlišných rolích, které je nutné rozlišovat:

1. 2.1.1

   jako správce osobních údajů ve vztahu k identifikačním, fakturačním, kontaktním a přístupovým údajům Klienta a jeho Uživatelů a k provozním údajům o užívání aplikace, a to v rozsahu dle čl. 3 a 4,

2. 2.1.2

   jako zpracovatel osobních údajů ve smyslu čl. 28 GDPR ve vztahu k údajům, které Klient do aplikace vkládá o svých zákaznících. Správcem těchto údajů je Klient, a to v rozsahu dle čl. 5.

Rozlišení má praktický dopad. V postavení zpracovatele zpracovává Poskytovatel údaje pouze na základě dokumentovaných pokynů Klienta a subjekty údajů uplatňují svá práva u Klienta, nikoli u Poskytovatele.

Zpracování osobních údajů probíhá v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalšími příslušnými právními předpisy.

Poskytovatel zpracovává zejména tyto osobní údaje Klienta a jeho Uživatelů:

1. 3.1.1

   identifikační a fakturační údaje (jméno, příjmení, název firmy, IČO, DIČ, sídlo),

2. 3.1.2

   kontaktní údaje (e-mail, telefon, adresa),

3. 3.1.3

   uživatelské údaje potřebné pro přístup do aplikace (e-mail, heslo v zahashované podobě, role a přidělená oprávnění),

4. 3.1.4

   údaje o objednávce a smluvním vztahu, včetně záznamu souhlasu s VOP a Zásadami (verze dokumentu, datum a čas, IP adresa, případně identifikace prohlížeče),

5. 3.1.5

   údaje o vystavených dokladech a přijatých platbách,

6. 3.1.6

   provozní, bezpečnostní a auditní údaje o užívání aplikace (záznamy o přihlášení, IP adresa, identifikace prohlížeče, záznamy o provedených úkonech v aplikaci).

Poskytnutí údajů dle čl. 3.1.1 až 3.1.3 je nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy. Bez nich nelze službu poskytnout.

Osobní údaje jsou zpracovávány za účelem:

1. 4.1.1

   plnění smlouvy a poskytování služby (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR),

2. 4.1.2

   plnění právní povinnosti, zejména v oblasti účetnictví a daňových předpisů (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR),

3. 4.1.3

   doložení uděleného souhlasu s VOP a Zásadami a doložení úkonů provedených v aplikaci, zejména objednávek a změn předplatného (oprávněný zájem dle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR),

4. 4.1.4

   zajištění bezpečnosti, stability a řádného provozu aplikace a ochrany před jejím zneužitím (oprávněný zájem dle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR),

5. 4.1.5

   zasílání informací o službě a obchodních sdělení Klientovi (oprávněný zájem dle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR). Odběr lze kdykoli ukončit kliknutím na odkaz v e-mailu nebo zasláním žádosti na kontaktní adresu Poskytovatele.

Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu je subjekt údajů oprávněn kdykoli vznést námitku postupem dle čl. 11.

Klient v aplikaci vede osobní údaje svých zákazníků, zejména jméno a příjmení, kontaktní údaje, údaje o zakoupených permanentkách, o návštěvách a o provedených nákupech. Správcem těchto údajů je Klient, který odpovídá za právní důvod jejich zpracování a za splnění informační povinnosti vůči svým zákazníkům.

Poskytovatel tyto údaje zpracovává výhradně za účelem poskytování služby podle smlouvy, na základě dokumentovaných pokynů Klienta, po dobu trvání smluvního vztahu a v rozsahu odpovídajícím funkcím zvoleného tarifu. Bez souhlasu Klienta je nezpřístupní třetím osobám s výjimkou dalších zpracovatelů dle čl. 7 a případů, kdy takovou povinnost ukládá právní předpis nebo orgán veřejné moci.

Předmět, doba, povaha a účel zpracování, druh osobních údajů a kategorie subjektů údajů jsou vymezeny smlouvou a těmito Zásadami. Klient je oprávněn na vyžádání uzavřít s Poskytovatelem samostatnou smlouvu o zpracování osobních údajů (DPA).

Poskytovatel zavazuje osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje povinností mlčenlivosti, přijímá opatření dle čl. 32 GDPR (viz čl. 9), poskytuje Klientovi součinnost při plnění jeho povinností vůči subjektům údajů i při ohlašování porušení zabezpečení a po ukončení zpracování s údaji naloží postupem dle čl. 8.

Klient nesmí do aplikace vkládat ani v ní uchovávat zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu čl. 9 GDPR (například údaje o zdravotním stavu), čísla platebních karet ani jiné vysoce citlivé informace, není-li výslovně dohodnuto jinak.

Aplikace poskytuje Klientovi nástroje pro plnění jeho povinností správce, zejména informační dokument pro subjekty údajů, export údajů jednotlivého zákazníka a jeho anonymizaci. Za jejich použití a za obsah sdělovaných informací odpovídá Klient.

Zahrnuje-li tarif Klienta funkce využívající umělou inteligenci (dále jen „AI“), jsou pro jejich provoz využíváni externí poskytovatelé jazykových modelů, kteří vystupují jako další zpracovatelé dle čl. 7.

Těmto poskytovatelům jsou předávány vstupy, které uživatel do AI funkce zadá, a dále údaje z Projektu, které jsou nezbytné pro splnění zadání nebo pro sestavení požadovaného přehledu.

Zpracování může probíhat i mimo území Evropské unie a Evropského hospodářského prostoru. Poskytovatel v takovém případě zajistí odpovídající záruky podle GDPR, zejména standardní smluvní doložky.

Poskytovatel využívá externí poskytovatele AI v režimu, ve kterém vstupy Klienta nejsou využívány k trénování jejich modelů, a to v rozsahu odpovídajícím podmínkám daného poskytovatele AI.

Do AI funkcí nesmí být zadávány zvláštní kategorie osobních údajů ani jiné vysoce citlivé informace dle čl. 5.5. Za obsah zadaný do AI funkcí odpovídá Klient.

Poskytovatel zapojuje do zpracování další zpracovatele nezbytné pro provoz služby, a to zejména z těchto kategorií:

1. 7.1.1

   poskytovatel cloudové infrastruktury a datového úložiště,

2. 7.1.2

   poskytovatel služby pro doručování e-mailů,

3. 7.1.3

   poskytovatel fakturační a účetní služby a osoba zajišťující účetnictví,

4. 7.1.4

   poskytovatelé jazykových modelů pro AI funkce dle čl. 6,

5. 7.1.5

   poskytovatel služby pro ochranu veřejných formulářů před zneužitím.

Aktuální seznam dalších zpracovatelů poskytne Poskytovatel Klientovi na vyžádání. Poskytovatel odpovídá za to, že tito zpracovatelé jsou vázáni smluvními povinnostmi poskytujícími alespoň srovnatelnou úroveň ochrany osobních údajů.

Osobní údaje mohou být dále předány orgánům veřejné moci, stanoví-li tak právní předpis.

Data jsou uložena v zabezpečené infrastruktuře v rámci Evropské unie. Výjimkou je zpracování dle čl. 6 a doručování e-mailových zpráv, které pro Poskytovatele zajišťuje zpracovatel se sídlem ve Spojených státech amerických. Dojde-li k předání osobních údajů mimo EU/EHP, zajistí Poskytovatel odpovídající záruky dle GDPR, zejména standardní smluvní doložky.

V postavení správce Poskytovatel uchovává osobní údaje:

1. 8.1.1

   po dobu trvání smluvního vztahu,

2. 8.1.2

   účetní a daňové doklady po dobu stanovenou právními předpisy (zpravidla 10 let),

3. 8.1.3

   záznamy o uděleném souhlasu s VOP a Zásadami po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu, po kterou mohou být uplatněny nároky ze smlouvy,

4. 8.1.4

   bezpečnostní záznamy o pokusech o přihlášení, o žádostech o obnovení hesla a o vydaných přístupových tokenech po dobu 30 dnů.

5. 8.1.5

   záznamy o přihlášených zařízeních po dobu platnosti daného přihlášení, nejdéle 30 dnů. Po odhlášení zařízení nebo uplynutí této doby jsou automaticky odstraněny.

V postavení zpracovatele uchovává Poskytovatel osobní údaje po dobu trvání smluvního vztahu. Po jeho ukončení je uchová nejméně po dobu 30 dnů, aby bylo možné data vydat postupem dle VOP. Po uplynutí této lhůty je Poskytovatel oprávněn je nevratně odstranit nebo anonymizovat, nestanoví-li právní předpisy jinak. Požádá-li Klient o výmaz dříve, Poskytovatel jeho pokynu vyhoví bez zbytečného odkladu.

Vazba záznamu o doručení hromadného e-mailu na konkrétního zákazníka Klienta je anonymizována po uplynutí přibližně 18 měsíců od odeslání kampaně. Zachován zůstává pouze anonymizovaný souhrn bez vazby na konkrétní osobu.

Poskytovatel přijímá technická a organizační opatření k zajištění důvěrnosti, integrity a dostupnosti osobních údajů, zejména šifrování přenosu, omezení přístupových práv, oddělení dat jednotlivých Projektů a pravidelné zálohování.

Hesla jsou ukládána výhradně v zahashované podobě a komunikace probíhá výhradně prostřednictvím šifrovaného spojení (HTTPS).

Přístup zaměstnanců a dodavatelů Poskytovatele k údajům Klienta je omezen na nezbytný rozsah a tyto osoby jsou vázány povinností mlčenlivosti. Přístupy do Projektů jsou zaznamenávány.

V případě porušení zabezpečení osobních údajů, které může vést k riziku pro práva a svobody fyzických osob, informuje Poskytovatel bez zbytečného odkladu Klienta a poskytne mu součinnost potřebnou k plnění jeho zákonných povinností.

Aplikace používá pouze technické a funkční soubory cookies nezbytné pro její provoz, zejména pro udržení přihlášení, pro zabezpečení proti zneužití formulářů, pro doručování zpráv v reálném čase a pro zapamatování naposledy otevřeného Projektu.

Poskytovatel nepoužívá v aplikaci reklamní ani analytické cookies třetích stran.

Tyto Zásady se týkají užívání aplikace. Veřejný prezentační web na adrese vstupovysystem.cz používá vlastní cookies včetně analytických, a to se souhlasem návštěvníka; informace o nich jsou uvedeny na stránce Cookies.

Poskytovatel neprovádí profilování ani automatizované rozhodování, které by mělo pro subjekt údajů právní účinky nebo se jej obdobně významně dotýkalo.

Subjekty údajů mají tato práva:

1. 11.1.1

   právo na přístup ke svým osobním údajům,

2. 11.1.2

   právo na opravu nepřesných údajů,

3. 11.1.3

   právo na výmaz,

4. 11.1.4

   právo na omezení zpracování,

5. 11.1.5

   právo na přenositelnost údajů,

6. 11.1.6

   právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,

7. 11.1.7

   právo odvolat udělený souhlas, je-li zpracování na souhlasu založeno, aniž je dotčena zákonnost dosavadního zpracování,

8. 11.1.8

   právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.cz).

Svá práva uplatňuje subjekt údajů u Poskytovatele na kontaktní e-mailové adrese dle čl. 1.2. Poskytovatel žádost vyřídí bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejího doručení. Tuto lhůtu lze v odůvodněných případech prodloužit, o čemž bude subjekt údajů informován.

Zákazníci Klienta uplatňují svá práva u Klienta, který je ve vztahu k jejich údajům správcem. Obrátí-li se takový subjekt údajů na Poskytovatele, předá Poskytovatel jeho žádost bez zbytečného odkladu Klientovi a poskytne mu potřebnou součinnost.

Aktuální i dřívější znění těchto Zásad je dostupné v uživatelském rozhraní aplikace, na veřejné adrese Poskytovatele nebo na vyžádání.

Poskytovatel je oprávněn tyto Zásady aktualizovat. O podstatných změnách bude Klient informován vhodným způsobem, zejména e-mailem nebo oznámením v aplikaci. Potvrzení nového znění vlastníkem projektu se řídí VOP.

Tyto Zásady nabývají účinnosti dne 1. 9. 2026.